4.2 Creating Users

Create user manually

Creating and managing users is done in user management.

You can see all EVALARM users and employees here.

In the overview of EVALARM users you can see all users with their email address, who have an account in the location.

Users without an active session (not logged into EVALARM) are greyed out.

 For users who are logged into EVALARM via web (web.evalarm.de), we cannot guarantee this tracking if the user does not actively log out of the portal, but simply closes the browser, for example. 

With the arrow symbol you can send the user a link for a password reset.

You can also create new users or employees here.

When creating a new user, you must always specify the following information:

• Name
• Email (which is also the login)
• User role
• Language

In addition, it is important to add further identifying information:

• Function/Department
• Phone/mobile number

 Although you can create the user even without this information, you cannot add users to contact lists without it.

In addition, you can add additional information and a company internal ID as required. This is useful if you have a time-tracking system.

Import users via Excel

If you add more than one user to EVALARM, it would be easier to use the EVALARM import function. Existing user lists can also be exported to an Excel spreadsheet.

It is important to fill in the same information for users, as when creating a user manually.

To add more employees, you can use this form: Employee Import Template

To import EVALARM users you can use this template: User Import Template

When importing users via the excel file, besides the mandatory fields (marked with a *) you have also the option to add users to one or more user and/or on-call groups. Just add the relevant group names to the corresponding columns.

After completing the excel file you can select it via the import button in the user administration. The added file will be checked for the correct format and if all the cells are correctly filled.

In that case you have two options:

1) Regular import which only adds new users

2) Import incl. updating of existing users

Bei diesem Import haben Sie die Möglichkeit, auch Einfluss auf bereits angelegte Benutzer zu nehmen. Sollte der Haken nur bei "Aktualisierung der vorhandenen Einträge" gesetzt sein, werden lediglich Nutzerdaten wie die Telefonnummer oder der Name aktualisiert, wenn hier neue Daten eines bestehenden Benutzers im Import sind.

Über die Auswahl "Gelöschte Nutzer wiederherstellen" haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit zu überprüfen, ob ein Nutzer bereits im System angelegt und später gelöscht wurde. In diesem Fall würde der Nutzer wiederhergestellt werden.

Zuletzt wird auch eine Liste mit allen bestehenden Nutzern generiert, die nicht in der Importtabelle aufgeführt sind. Wenn Sie dies wollen, können Sie nun aus diesen Benutzern diejenigen auswählen, die bei dem Import zusätzlich werden sollen.