Besucherverwaltung - Web
Das Anlegen und Verwalten von Besuchern erfolgt unter Benutzer. Hier können Sie unter Besucher die aktuellen Besucher ansehen sowie verwalten und auch neue Besucher anlegen.
Beim Anlegen eines neuen Besuchers müssen Sie folgende Informationen immer angeben:
- Vor- und Nachnamen
- Firma
Um eine Besucher im weiteren Schritt einchecken zu können müssen folgende Informationen zusätzlich angegeben werden:
- Gebäudeabschnitt
- Geplante Endzeit
- Firmenkontakt
- Sicherheitsunterweisung (Datum)
Darüber hinaus können weitere identifizierende Informationen hinzugefügt werden:
- Karten Nr. (Besucherausweis)
- Externe ID
- Tel/Mobil-Nummer
- Fahrzeugkennzeichen
- Geheimhaltungsvereinbarung (Datum)
Haben Sie alle erforderlichen Angaben zu dem Besucher gemacht, können Sie ihn anschließend direkt einchecken.
In der Besucherübersicht sehen Sie alle aktuellen Besucher aufgelistet und können deren geplante Besuchszeit bearbeiten, den Besucher auschecken, den Besucher ansehen, bearbeiten und löschen. Das Löschen des Besuchers ist allerdings nur möglich, wenn dieser nicht gerade eingecheckt ist.
Ist der Besucher eingecheckt, ist er dem vorher ausgewählten Gebäudeabschnitt zugeordnet und erscheint bei einer Gebäuderäumung des entsprechenden Gebäudeabschnitts automatisch auf der Evakuierungsliste.
Sobald ein Besucher seine geplante Besuchszeit überschritten hat wird dieser sofort im Cockpit angezeigt. Hier können Sie dann jederzeit seine geplante Besuchszeit anpassen oder ihn direkt auschecken.
Besucherverwaltung - App
Die Besucherverwaltung in der App finden Sie im Menü unter "Besucherverwaltung".
Zugriff haben alle Nutzer mit der Benutzerrolle Administrator. Zusätzlich können Nutzer mit den Benutzerrollen Notfall- und Krisenteam Leiter & Notfall- und Krisenteam Mitarbeiter auch die Besucherverwaltung nutzen, wenn diesen zusätzlich das Zugriffsrecht auf den Verwaltungsbereich Benutzer erteilt wurde. Bitte wenden Sie sich hierfür an Ihren Administrator.
Barcode/QR-Code
Um einen Besucher über die App aufzurufen und zu scannen, drücken Sie den Scan Button in der rechten oberen Ecke oder drücken Sie auf "Scannen". Danach müssen Sie auswählen, ob die hinterlegte Scanstelle ein Barcode/QR-Code oder ein NFC-Tag ist.
Wenn Sie Barcode oder QR-Code auswählen, wird die Kamera Ihres Smartphones aktiviert. Halten Sie die Kamera über den Barcode/QR-Code um diesen einzuscannen.
Die ID muss mit der hinterlegten Externen ID übereinstimmen. Bei einem NFC-Tag, muss die ID des NFC-Tags beim Anlegen des Besuchers als Externe ID hinterlegt werden.
NFC
Soll ein Besucher mittels NFC-Tag eingelesen werden, drücken Sie auf Scannen und wählen dann NFC aus. Im Nächsten Schritt, halten Sie den NFC-Tag oder NFC-Besucherausweis einfach hinten an Ihr Smartphone um diesen einzulesen.
Ist dieser im System als "Dauergast" angelegt und noch nicht eingecheckt, werden Sie auf die Übersichtseite weitergeleitet und können diesen über den Check-In Button einchecken.
Ist dieser schon im System eingecheckt, werden Sie auf die Ansicht im nächsten Abschnitt, weiter unten weitergeleitet.
Haben Sie den Besucher erfolgreich gescannt, werden Sie auf die Übersicht Seite mit allen Details des Besuchers weitergeleitet.
An dieser Stelle können Sie die Besuchszeit des Besuchers anpassen oder ihn direkt über die App auschecken.
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