Mit EVALARM haben Sie die Möglichkeit wichtige Dokumente und Karten auf den mobilen Endgeräten zur Verfügung zu stellen.
Die Dokumente können hierbei gezielt bestimmten Benutzern und Benutzergruppen zugewiesen werden. So sehen wirklich nur diese Benutzer das - und nur das - was sie sehen sollen!
Die Dokumente werden mit dem Erstellen auf die mobilen Endgeräte übertragen und stehen dort sofort zur Verfügung.
Sie werden hierbei auf den Endgeräten verschlüsselt abgelegt und sind somit zugriffgeschützt.
Sie können jederzeit neue Dokumente und Karten hinzufügen, diese aktualisieren oder auch löschen. Somit stellen Sie sicher, dass alle Benutzer stets die aktuellen Dokumente verfügbar haben.
Eine manuelle Verteilung entfällt somit.
Im Folgenden wird erklärt, wie Sie:
- Dokumentengruppen erstellen und Benutzergruppen zuweisen
- Dokumente zu bestehenden Dokumentengruppen hinzufügen
- die Dokumente in der EVALARM App nutzen können
- die Karten in der EVALARM App nutzen können
Dokumentengruppen erstellen und Benutzergruppen zuweisen
Dokumente und Karten werden über Dokumentengruppen organisiert. Jede Dokumentengruppe kann wiederum einer oder mehreren Benutzergruppen zugeordnet werden.
Die Verwaltung der Dokumente finden Sie in der Webkonsole von EVALARM über die Standortverwaltung. Hier werden bestehende Dokumentengruppen aufgelistet
und Sie können neue Dokumentengruppen und Dokumente anlegen.
Bei dem Anlegen einer neuen Dokumentengruppe müssen Sie neben Namen, Sortierschlüssel und Beschreibung zunächst entscheiden, ob sich bei dem Dokument um eine Karte oder ein Informationsdokument handelt.
Je nach Dokumententyp finden Sie die Dokumentengruppe in der App bei den Hinweisen (Info-Dokumente) oder bei den Lageplänen (Karten).
Im Anschluss können Sie bereits in der Cloud existierende Dokumente/Karten an die Dokumentengruppe anhängen.
Dies bietet sich beispielsweise an, wenn Sie unterschiedlichen Benutzergruppen unterschiedliche Dokumente zuweisen wollen.
Daraufhin können Sie entscheiden, welche Benutzerrollen und/oder Benutzergruppen Zugriff auf die Dokumentengruppe haben sollen.
Sie können die Zugriffsrechte auch später noch bearbeiten.
Dokumente zu bestehenden Dokumentengruppen hinzufügen
Sie können neue Dokumente, egal ob Information oder Karte, einfach über die Standortverwaltung zu bestehenden Dokumentengruppen hinzufügen.
Dazu legen Sie einfach ein neues Dokument an, fügen Name, Sortierschlüssel, Beschreibung und eine oder mehrere Dateien hinzu.
Im Anschluss können Sie die bestehenden Dokumentengruppen wählen, zu denen Sie das neue Dokument hinzufügen wollen.
Bestehende Dokumente austauschen
Nachfolgend möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Dokumente - die in einer Dokumentengruppe hinterlegt sind - austauschen können.
Ordner Dokumente auswählen
Wählen Sie in der Standortverwaltung den Reiter "Dokumente" aus.
Dokumentengruppe auswählen
Wählen Sie dann die entsprechende Dokumentengruppe aus, in dem das auszutauschende Dokument liegt und drücken sie auf das Symbol "ansehen".
Dokument auswählen
Im nächsten Schritt wählen Sie unter dem Reiter "Dokumente" das Dokument aus, das ausgetauscht werden soll. Hierzu drücken Sie erneut auf das Symbol "ansehen".
Dann drücken Sie den Button "Bearbeiten".
Neues Dokument hochladen
Zum Abschluss geben Sie den Upload Link für das neue Dokument an.
Überblick
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