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In einem Krisenfall gibt es bestimmte und situationsabhängige Aufgaben und Handlungshinweise, die abgearbeitet bzw. beachtet werden müssen.

EVALARM unterstützt Sie dabei, indem Sie Aufgabenlisten mit wichtigen Aufgaben und Hinweisen anlegen und Benutzern sowie Alarmen zuordnen können.
Im Fall eines Alarms werden die entsprechenden Aufgaben und Hinweise auf die mobilen Apps übertragen und stehen dort zur Verfügung.
Sie bestimmen hierbei welche Benutzergruppen, welche Aufgaben und Handlungshinweise erhalten.


Im Folgenden wird erklärt, wie Sie:
  • Aufgabenlisten erstellen

  • Aufgaben und Handlungshinweise erstellen und Aufgabenlisten zuordnen

  • Aufgabenlisten mit Prozessen verknüpfen

Listen mit Aufgaben und Handlungshinweisen erstellen

Um Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt den richtigen Personen zuweisen zu können, müssen Sie diese zunächst in einer Liste zusammenfassen.

Zu diesem Zweck finden Sie unter den Prozessen die Aktion Aufgabenlisten.



Hier finden Sie eine Übersicht über bestehende Aufgabenlisten, können diese bearbeiten, löschen und neue erstellen.










Der Sortierschlüssel bestimmt, an welcher Position die Aufgabenliste in der EVALARM App erscheint. Je höher der Sortierschlüssel, desto weiter oben die Aufgabeliste







Aufgaben und Handlungshinweise erstellen und Aufgabenlisten zuordnen

Den erstellten Aufgabenlisten können Sie im Anschluss spezifische Aufgaben zuweisen.


Neben Namen, Sortierschlüssel und Beschreibung müssen Sie den Aufgabentyp angeben.

Es gibt hierbei zwei unterschiedliche Typen:

Aufgaben und zum anderen Hinweise.

Aufgaben werden in Form einer abzuarbeitenden Liste zur Verfügung gestellt. 
Die Abarbeitung kann dabei von mehreren Benutzern parallel erfolgen und wird automatisch synchronisiert. Somit haben alle Benutzer stets einen aktuellen Überblick über den Status aller Aufgaben. Der aktuelle Status der Aufgaben wird darüber hinaus im Cockpit angezeigt. 

Mit dem Modul Rundgang können Sie Aufgaben auch als Kontrollpunkt anlegen, d.h. das zum Erledigen dieser Aufgaben ein Scan via NFC, Barcode oder QR-Coder erforderlich ist.

Bei den Hinweisen handelt es sich schlicht um Handlungshinweise, die den Benutzern angezeigt werden und wichtige Informationen liefern.


Mit dem Modul Rundgang können Sie Aufgaben auch als Kontrollpunkt anlegen, d.h. das zum Erledigen dieser Aufgabe ein Scan via NFC, Barcode oder QR-Coder erforderlich ist.



Im Anschluss können Sie die erstellten Aufgaben oder Hinweise bestehenden Aufgabenlisten zuordnen.







Anker
DokumentAnAufgabe
DokumentAnAufgabe

Dokumente an Aufgaben anhängen

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeiten spezifische Dokumente an Aufgaben anzuhängen, sodass diese in der App direkt in der zu erledigenden Aufgabe angezeigt werden können.




Hierzu gehen Sie auf die entsprechende Aufgabe, der Sie ein vorher angelegtes Dokument hinzufügen wollen.

Anschließend gehen Sie zu dem Reiter "Dokumente" und auf "Bearbeiten".











Nun stehen Ihnen alle angelegten Dokumente zur Auswahl. Fügen Sie das gewünschte Dokument über das (plus) der Aufgabe hinzu und schließen Sie den Vorgang mit "Aktualisieren" ab.

Sollte das Dokument, dass Sie der Aufgabe anhängen wollen, nicht in der Liste angezeigt werden, legen Sie dies zuerst unter den Dokumenten neu an.

    







Das hinzugefügte Dokument lässt sich nun in der Aufgabe direkt über den Button oben rechts in der App aufrufen.

  



Aufgabenlisten mit Prozessen verknüpfen

Damit die richtigen Personen zum richtigen Zeitpunkt über die richtigen Aufgabenlisten verfügen, müssen diese über die Prozesse mit den Alarmen verknüpft werden.

Dazu können Sie je nach Wunsch den entsprechenden Prozess auswählen und Ansehen klicken oder aber einfach einen neuen Prozess anlegen.

Im Bereich Aktion können Sie nun Aufgaben- und Kontaktlisten für den spezifischen Prozess hinzufügen.

Lernvideo "Aufgabenliste anlegen"

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